Conservare tutte le mail inviate e ricevute nella propria mailbox aziendale: buona o cattiva abitudine?
È giusto conservare tutte le e-mail inviate e ricevute ben ordinate all’interno della mia casella di posta elettronica aziendale? Dove dovrei salvare gli allegati e le e-mail scambiate con colleghi, clienti e fornitori?
Facciamo un po’ di chiarezza.
…Pessima abitudine!
Per tutelare la riservatezza del Lavoratore e per garantire la continuità lavorativa al Datore di lavoro, è fondamentale non utilizzare la mailbox aziendale quale archivio documentale definitivo, procedendo, quindi, a “spostare” i messaggi che hanno un impatto giuridico nei rapporti della nostra Organizzazione coi terzi, in “aree” lavorative più agevolmente accessibili sia dai colleghi che dal Datore di lavoro.
Come procedere correttamente
Oltre all’uso di cartelle di rete, una soluzione potrebbe essere l’utilizzo di un Sistema di Gestione Documentale – DMS (Document Management System).
I Sistemi di Gestione Documentale sono software (cloud o installati in locale) utilizzati per monitorare, gestire e archiviare documenti.
Entrambe le soluzioni (cartelle di rete e DMS) sono strumenti meno invasivi, a favore di una maggior riservatezza dei dipendenti e dei terzi. Il Datore di lavoro potrà, quindi, visualizzare tutti i documenti necessari per l’attività lavorativa senza dover accedere alle aree private dei propri dipendenti come le mailbox.
I Lavoratori, dovrebbero, quindi:
Chi può accedere all’archivio delle e-mail lavorative?
All’archivio (che deve essere temporaneo) delle e-mail scambiate tramite il proprio account aziendale può avere accesso solo l’interessato, ovvero l’intestatario dell’account stesso.
Resta fermo che, in relazione alle attività di raccolta e conservazione necessarie a consentire le operazioni di trattamento da parte dell’interessato, l’accesso deve esser garantito anche agli Amministratori di Sistema.
In conclusione…
Tramite e-mail lavoriamo, concludiamo contratti, concordiamo nuove scadenze, modalità di erogazione servizi, consegne dei prodotti: tutte azioni che hanno effetti giuridici o incidono in modo analogo nei rapporti tra la nostra Azienda e Terzi.
Pertanto: l’Azienda deve poter accedere a tali informazioni per gestire correttamente i propri rapporti giudici e, eventualmente, poter far valere o difendere un proprio diritto in giudizio.
…ecco la procedura corretta!
Condividiamo ed archiviamo tutto ciò che ha un contenuto lavorativo in cartelle condivise o, meglio, in un DMS a cui anche l’Azienda e i nostri colleghi possono legittimamente avere accesso.
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