Possiamo installare un sistema di videosorveglianza in Azienda? E, se “sì”, quali sono gli obblighi privacy?

Sugli impianti di videosorveglianza se ne sentono di tutti i colori. Molti pensano che debbano essere assolutamente vietati (in particolar modo sul luogo di lavoro), altri ritengono di poter utilizzare telecamere e videoriprese in maniera totalmente libera e indiscriminata.

Facciamo un po’ di luce sull’argomento: le telecamere si possono installare, ma nel rispetto di determinate condizioni.

Vediamo le più importanti.

Per quali finalità possiamo installare telecamere?

Come previsto dall’art. 4 dello Stato dei Lavoratori (Legge 300/1970), in ambito lavorativo è possibile installare un impianto di videosorveglianza esclusivamente per le seguenti finalità:

  • esigenze organizzative e produttive

  • sicurezza del lavoro

  • tutela del patrimonio aziendale

Di conseguenza non potremo installare tale impianto per finalità di controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti!

Quali sono le regole da rispettare?

L’attività di videosorveglianza va effettuata nel rispetto del cosiddetto “principio di minimizzazione dei dati” riguardo alla scelta delle modalità di ripresa, dislocazione e alla gestione delle varie fasi del trattamento.

I dati trattati devono comunque essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.

Ricapitolando:

  • ridurre le aree riprese allo stretto indispensabile in relazione alle finalità individuate;

  • consentire l’accesso alle immagini solo se indispensabile e ad un numero ristretto di persone formalmente autorizzate;

  • conservare le registrazioni il minimo necessario.

Occorre ottenere qualche autorizzazione?

Non è necessaria alcuna autorizzazione né del Garante privacy né tantomeno del Comune, ma va prestata la massima attenzione alle aree che abbiamo intenzione di riprendere.

Poniamoci questa domanda: si tratta di aree in cui può svolgersi, anche in maniera saltuaria, attività lavorativa?

Ovvero: nelle aree riprese (per esigenze organizzative e produttive oppure per sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale), i Lavoratori possono svolgere attività lavorativa? Esempio: area carico scarico merci, macchinari di lavoro, reception e accoglienza fornitori, etc.

Sì? Allora, fermi tutti!

Prima dell’installazione del sistema di videosorveglianza va applicato in toto l’art. 4 Statuto dei Lavoratori:

  • accordo collettivo stipulato dalla Rappresentanza Sindacale Unitaria o dalle Rappresentanze Sindacali Aziendali o, in alternativa

  • autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Le persone che transitano nelle aree videosorvegliate devono essere informate al riguardo?

Sì!

Gli interessati devono sempre essere informati (ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679) che stanno per accedere in una zona videosorvegliata.

L’informativa:

  • può essere fornita utilizzando questo modello semplificato (il modello può essere adattato a varie circostanze (presenza di più telecamere, ampiezza dell’area oggetto di rilevamento o modalità delle riprese);

  • va collocata prima di entrare nella zona sorvegliata (l’interessato deve poter capire quale zona sia ripresa da una telecamera in modo da evitare la sorveglianza o adeguare il proprio comportamento, ove necessario); ü deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito Internet del Titolare del trattamento o affisso in bacheche o locali dello stesso).

  • deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito Internet del Titolare del trattamento o affisso in bacheche o locali dello stesso).

Quanto a lungo si possono conservare le immagini?

Le immagini registrate non possono essere tenute più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite (art. 5, paragrafo 1, lett. c) ed e), del Regolamento UE 2016/679).

Solitamente è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.

Ad esempio, normalmente il titolare di un piccolo esercizio commerciale si accorgerebbe di eventuali atti vandalici il giorno stesso in cui si verificassero. Un periodo di conservazione di 24 ore è quindi sufficiente. La chiusura nei fine settimana o in periodi festivi più lunghi potrebbe tuttavia giustificare un periodo di conservazione più prolungato.

È necessaria una valutazione d’impatto preventiva?

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è una procedura finalizzata a:

  • descrivere il trattamento;

  • valutarne necessità e proporzionalità, e

  • facilitare la gestione dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche derivanti dal trattamento dei loro dati personali.

La Valutazione d’Impatto Preventiva è obbligatoria se il trattamento (quando prevede in particolare l’uso di nuove tecnologie), considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità del trattamento, può presentare un rischio elevato per le persone fisiche (artt. 35 e 36 del Regolamento UE 2016/679).

Attenzione! Secondo l’Elenco del Garante (Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti al requisito di una Valutazione d’Impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35, comma 4, del Regolamento UE 2016/679 – 11 ottobre 2018, Punto 5), la DPIA è obbligatoria per i “trattamenti effettuati nell’ambito del rapporto di lavoro mediante sistemi tecnologici (anche con riguardo ai sistemi di videosorveglianza e di geolocalizzazione) dai quali derivi la possibilità di effettuare un controllo a distanza dell’attività dei dipendenti.”

In conclusione

Videosorveglianza in Azienda “sì”, ma a certe condizioni.

In sintesi, in via preliminare:

  • individuare le finalità delle riprese e ridurre le aree e le immagini al minimo indispensabile;

  • capire se è applicato l’art. 4 Statuto Lavoratori (riprese di aree anche lavorative);

  • nel caso sia applicato lo Statuto dei Lavoratori, procedere con la valutazione d’impatto e con l’accordo sindacale/autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro;

  • massima trasparenza: cartellonistica e informative;

  • accessi limitati alle immagini (anche quelle live dei monitor) solo a persone autorizzate;

  • ridurre al minimo la conservazione delle immagini registrate (24 o massimo 72 ore, salvo situazioni particolari).